Så skriver du en bra företagsrapport

Det första man ska veta när man skriver en bra företagsrapport är att ingen egentligen gillar att läsa dem. Nyckeln till att skriva dem bra är därför att de är ändamålsenliga, kortfattade och tydliga. Så här gör du för att lyckas:

Definiera syftet

Om du redan från första början vet vad syftet med rapporten är och vad du ska få fram så kommer du att slippa skriva om senare. Det blir också betydligt lättare att skriva från första början om du vet vad poängen är. Annars kan det lätt bli utsvävningar som inte har någon funktion och skapar förvirring. Både för dig när du ska skriva och för den som sedan ska läsa.

Använd ett aktivt, kortfattat och engagerande språk

Krångla inte till det. Leverera poängen fort och var tydlig. Använd också ett enkelt men professionellt språk och snurra inte in dig i jargonger. Det behöver inte betyda att texten blir tråkig. Försök att göra den aktiv genom att inte krångla in dig i luddiga meningar som: ”Det kan vara till stor hjälp att kontrollera din inkorg ofta.”, säg istället: ”Kontrollera din inkorg ofta.”.

Gör en tydlig struktur

Organisera dokumentet så att det blir lätt att följa och fyller ett logiskt flöde. Börja med att göra den strukturen för dig själv när du skriver dokumentet. Om det sedan passar dig bättre att inte skriva kronologiskt så spelar inte det så stor roll. Det viktiga är att du vet var det du skriver ska hamna.

Rent allmänt brukar det följa den här strukturen:

1. Inledning eller bakgrund

2. Syfte

3. Undersökning eller förklaring

4. Resultat och/eller Slutsats

5. Förslag till åtgärd eller beskrivning av en åtgärd

Det brukar vara bra att utgå från de riktlinjerna och anpassa dem till dina behov.

Sist men inte minst är det viktigt att komma ihåg att det mesta av arbetet alltid ligger på redigeringen av det du har skrivit. Att skriva går oftast relativt fort. Läs gärna högt för dig själv när du redigerar. Då märker du lättare när det inte låter bra.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

4 + 5 =